Makalah Manajemen Umum

Dalam sesi ini Saya akan membahas tentang :

MANAJEMEN KONFLIK

Konflik biasanya timbul da­lam organisasi. Penyebab – penyebab terjadinya Konflik :

1. Komunikasi

2. Struktur Organisasi

3. Hubungan Pribadi

I- DEFINISI KONFLIK

Konflik didefi­nisikan sebagai segala macam interaksi pertentangan atau antagonis­tik antara dua atau lebih pihak. Konflik organisasi (organizational conflict) adalah ketidak sesuaian antara dua atau lebih anggota-ang­gota atau kelompok-kelompok organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya-sumber daya yang terbatas atau kegiatan-kegiatan kerja dan/atau karena kenyataan bahwa mereka mempunyai perbedaan status, tujuan, nilai atau per­sepsi.

Perbedaan konflik dan persaingan (competition) terletak pada apakah salah satu pihak mampu untuk menjaga dirinya dari ganggu­an pihak lain dalam pencapaian tujuannya. Persaingan ada bila tuju­an-tujuan pihak-pihak yang terlibat adalah tidak sesuai tetapi pihak­-pihak tersebut tidak dapat saling mengganggu. Di lain sisi, kooperasi terjadi bila dua atau lebih pihak bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama. Konflik dan kooperasi da­pat terjadi bersamaan. Lawan kata kooperasi adalah bukan konflik, tetapi kurangnya kooperasi

Perubahan Pandangan Tentang Konflik

Sikap terhadap konflik dalam organisasi telah berubah dari wak­tu ke waktu. Stephen P. Robbins telah menelusuri perkembangan ini, dengan penekanan pada perbedaan antara pandangan tradisional tentang konflik dan pandangan baru, yang sering disebut pandangan in­teraksionis.

Hubungan antara konflik dan prestasi kerja (performance) or­ganisasi ada beberapa tingkat yaitu : tingkat konflik optimal dan tingkat konflik terIalu rendah. Bila tingkat konflik terlalu tinggi, kekacauan dan perpecahan dapat membahayakan kelangsungan hidup organisasi. 

II- JENIS-JENIS KONFLIK

Ada lima jenis konflik dalam kehidupan organisasi :

1. Konflik dalam diri individu

2. Konflik antar individu dalam organisasi yang sama

3. Konflik antara individu dan kelompok

4.  Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama

5.  Konflik antar organisasi.

III- METODA-METODA PENGELOLAAN KONFLIK 

Ada tiga bentuk manajemen konflik : (1) stimulasi konflik da­lam satuan-satuan organisasi di mana pelaksanaan kegiatan lambat ka­rena tingkat konflik.terlalu rendah. (2) pengurangan atau penekanan konflik bila terlalu tinggi atau menurunkan produktifitas; dan (3) penyelesaian konflik.

Metoda Stimulasi Konflik

Metoda stimulasi konflik meliputi :

1) pemasukan atau penem­patan orang luar ke dalam kelompok

2) penyusunan kembali oigani­sasi

3) penawaran bonus, pembayaran insentif dan penghargaan un­tuk mendorong persaingan

4) pemilihan manajer-manajer yang tepat

5) perlakuan yang berbeda dengan kebiasaan. 

Metoda Pengurangan Konflik

Manajer biasanya lebih terlibat dengan pengurangan konflik da­ripada stimulasi konflik. Metoda pengurangan konflik menekan ter­jadinya antogonisme yang ditimbulkan oleh konflik. Jadi, metoda ini mengelola tingkat konflik melaiui "pendinginan suasana" tetapi tidak menangani masalah-masalah yang semula menimbulkan konflik.

Dua metoda efektif untuk mengurangi konflik yaitu :

1) mengganti tujuan yang menimbulkan persaingan dengan tujuan yang lebih bisa diterima kedua kelompok

2) mempersatukan kedua kelompok yang bertentangan untuk menghadapi "ancaman" atau "musuh" yang sama. 

Metoda Penyelesaian Konflik

Ada tiga metoda penyelesaian konflik yang sering digunakan yaitu :

1) Dominasi dan penekanan

- kekerasan (forcing), yang bersifat pe­nekanan otokratik

- penenangan (smoothing), merupakan cara yang lebih diplomatis

- penghindaran (avoidance) di mana manajer menghindar untuk mengambil posisi yang tegas

- Aturan mayori­tas (majority rule), mencoba untuk menyelesaikan konflik antar ke­lompok dengan melakukan pemungutan suara (voting) melalui prose­dur yang adil. 

2) Kompromi

- pemisahan (separation), di mana pihak-pihak yang sedang bertentang­an dipisahkan sampai mereka mencapai persetujuan

- arbitrasi (per­wasitan)

- kembali ke peraturan-Peraturan yang berlaku

- penyuapan (bribing) 

3) Pemecahan masalah integrative

Da­lam hal ini, manajer perlu mendorong bawahannya bekerja sama un­tuk mencapai tujuan bersama, melakukan pertukaran gagasan secara bebas, dan menekankan usaha-usaha pencarian penyelesaian yang op­timum, agar tercapai penyelesaian integratif.

Ada tiga jenis metoda penyelesaian konflik integratif :

- konsensus

- konfrontasi

- penggunaan tujuan-tujuan yang lebih tinggi (superordinate goals) 

IV- KONFLIK STRUKTURAL

Dalam organisasi klasik ada empat daerah struktural di mana konflik sering  timbul :

1.      Konflik hirarki

yaitu konflik antara berbagai tingkatan organi­sasi. Manajemen menengah mungkin konflik dengan personalia penyelia, dewan direktur mungkin konflik dengan manajemen puncak, atau secara umum terjadi konflik antara manajemen dan para karyawan.

2.      Konflik fungsional

yaitu konflik antara berbagai departemen fungsional organisasi. Sebagai contoh klasik, konflik antara de­partemen produksi dan pemasaran dalam suatu organisasi perusahaan.

3.      Konflik lini-staf

yaitu konflik antara lini dan staf. Hal ini sering merupakan hasil adanya perbedaan-perbedaan yang melekat pada personalia lini dan staf.

4.      Konflik formal-informal

yaitu konflik antara organisasi formal dan informal. 

V-                KONFLIK LINI DAN STAF

Berikut ini adalah pandangan antara pandangan Lini dan Pandangan Staf,

Pandangan Lini

Para anggota lini sering memandang para anggota staf dalam hal-­hal sebagai berikut :

1. Staf melangkahi wewenangnya.
2. Staf tidak memberi nasehat yang bermanfaat.
3. Staf menumpang keberhasilan lini.
4. Staf memiliki pandangan sempit.

Pandangan Staf

Para anggota staf mempunyai keluhan-keluhan yang berlawanan tentang para anggota lini :

1. Lini kurang memanfaatkan staf.

2. Lini menolak gagasan-gagasan baru.

3. Lini memberi wewenang terlalu kecil kepada staf. 

Perbedaan pandangan para anggota lini dan staf yang dapat menimbulkan konflik di antara mereka, walaupun perbedaan-perbe­daan tersebut juga dapat meningkatkan efektifitas pelaksanaan tugas­tugas mereka.

Penanggulangan Konflik Lini dan Staf

Aspek-aspek peran - salah konflik Iini dan staf dapat diku­rangi :

1. Tanggung jawab lini dan staf harus ditegaskan.

2. Mengintegrasikan kegiatan-kegiatan lini dan staf.

3. Mengajarkan lini untuk menggunakan staf.

4. Mendapatkan pertanggung-jawaban staf atas hasil-hasil.

Makalah Manajemen Umum

Dalam hal manajemen umum ini mungkin saya kurang menguasai bahan, semoga yang akan saya bahas dalam Bab ini bisa menjadi Ilmu yang berguna bagi Kawan - Kawan

KEPEMIMPINAN

Kenyataannya para pemimpin dapat mempengaruhi moral dan kepuasan kerja, keamanan, kualitas kehidupan kerja dan ter­utama tingkat prestasi suatu organisasi. Para pemimpin me­mainkan peranan kritis dalam membantu kelompok, organisasi, atau masyarakat untuk mencapai tujuan mereka.Pe­mimpin yang efektif mempunyai sifat-sifat atau kualitas tertentu yang diinginkan sebagai contoh, karisma, berpandangan ke depan, intensitas dan keyakinan diri

Kemampuan dan ketrampilan kepemimpin­an dalam pengarahan adalah faktor penting efektifitas manajer. Bila organisasi dapat mengidentifikasikan kualitas-kualitas yang berhu­bungan dengan kepemimpinan, kemampuan untuk menyeleksi pe­mimpin-pemimpin efektif akan meningkat. Dan bila organisasi dapat mengidentifikasikan perilaku dan teknik-teknik kepemimpinan efek­tif, organisasi barangkali akan dapat mempelaiari berbagai perilaku dan teknik tersebut oleh karena itu akan dicapai pengemnbangar efektifitas personalia dan organisasi.

I-    PENGERTIAN KEPEMIMPINAN (Leadership)

Menurut Stoner, kepemimpinan manajerial didefini­sikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Ada tiga implikasi penting dari definisi tersebut :

• Kepemimpinan harus melibatkan orang lain, bawahan atau pengikut.

• Kepemimpinan harus melibatkan orang lain, bawahan atau pengikut.

• Selain secara sah dapat mengarahkan bawahan atau pengikut mereka,    pemimpin juga dapat mempunyai pengaruh.

Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhi orang-orang lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. Manajemen mencakup kepe­mimpinan, tetapi juga mencakup fungsi-fungsi lain seperti perencana­an, an, pengorganisasian dan pengawasan.

II- PENDEKATAN-PENDEKATAN STUDI KEPEMIMPINAN

Penelitian-penelitian dan teori-teori kepemimpinan dapat dikla­sifikasikan sebagai pendekatan-pendekatan kesifatan, perilaku, dan situasional ("contingency") dalam studi tentang kepemimpinan.

Pendekatan pertama memandang kepemimpinan sebagai suatu kombinasi sifat-sifat (traits) yang tampak. Pendekatan kedua bermaksud mengidentifikasikan perilaku-perilaku (behaviors) pribadi yang berhubungan dengan kepemimpinan efektif. Kedua pendekatan ini mempunyai anggapan bahwa seorang individu yang memiliki sifat-si­fat tertentu atau memperagakan perilaku-perilaku tertentu akan muncul sebagai pemimpin dalam situasi kelompok apapun di mana dia berada.

Pemikiran dan penelitian sekarang mendasarkan pada pendekat­an ketiga, yaitu pandangan situasional tentang kepemimpinan. Pan­dangan ini menganggap bahwa kondisi yang menentukan efektifitas kepemimpinan bervariasi dengan situasi - tugas-tugas yang dilaku­kan, ketrampilan dan pengharapan bawahan, lingkungan organisasi, pengalaman masa lalu pemimpin, dan bawahan, dan sebagainya. Pan­dangan ini telah menimbulkan pendekatan "contingency " pada kepe­mimpinan, yang bermaksud untuk menetapkan faktor-faktor situa­sional yang menentukan seberapa besar efektifitas situasi gaya ke­pemunpinan tertentu.

Ketiga pendekatan tersebut akan dibahas secara kronologik,se­bagai berikut :

Sifat     perilaku     situasional     contingency

III-        PENDEKATAN SIFAT-SIFAT KEPEMIMPINAN

Para pemimpin memiliki ciri-ciri atau sifat-sifat tertentu yang me­nyebabkan mereka dapat memimpin para pengikutnya

Penelitian Awal Tentang Sifat-sifat Kepemimpinan

Para psikolog dan para peneliti untuk memahami kepemimpinan adalah mengi­identifikasikan sifat-sifat pemimpin. Sebagian besar penelitian-peneli­tian awal tentang kepemimpinan ini bermakasud untuk:

1. memban­dingkan sifat-sifat orang yang menjadi pemimpin dengan sifat-sifat yang menjadi pengikut (tidak menjadi pemimpin),

2. mengiden­tifikasikan ciri-ciri dan sifat-sifat yang dimiliki oleh para pemimpin efektif.

Penemuan-penemuan Lanjutan

Seorang peneliti, Edwin Ghiselli, dalam penelitian ilmiahnya te­lah menunjukkan sifat-sifat tertentu yang tampaknya penting untuk

kepemimpinan efektif. Sifat-sifat tersebut adalah sebagai berikut :

1.      Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas (supervi­sory ability)

2.      Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan

3.      Kecerdasan

4.    Ketegasan (decisiveness)

5.    Kepercayaan diri.

6.    Inisiatif

Sedangkan Keith Davis mengikhtisarkan 4 (empat) ciri/sifat utama yang mempunyai pengaruh terhadap kesuksesan kepemiunpinan organisasi :

1. kecerdasan

2. Kedewasaan dan keluasan hubung­an social

3. Motivasi diri dan dorongan berprestasi

4. Sikap - sikap hubungan manusiawi.

Keterbatasan Pendekatan Kesifatan

Ada banyak keterbatasan dalam pendekatan yang melihat si­fat-sifat kepemimpinan, yang dalam ber­bagai hal berbeda satu dengan yang lain. Namun, tidak tampak sifat­-sifat kepemimpinan yang ditemukan secara umum pada semua to­koh-tokoh tersebut.

IV-             PENDEKATAN PERILAKU KEPEMIMPINAN

Pendekatan perilaku memusatkan perhatiannya pada dua aspek perilaku kepemimpinan, yaitu fungsi fungsi dan gaya-gaya kepemim­pinan. Teori-teori dan penelitian-penelitian yang paling terkenal ada­lah:

Fungsi-fungsi Kepemimpinan

Agar kelompok berjalan dengan efektif, seseorang pemimpin harus melaksanakan dua fungsi utama :

1.      fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tugas ("task-related") atau pemecahan masalah

2.      fung­si-fungsi pemeliharaan kelompok ('group-maintenance") atau sosial.

Gaya-gaya Kepemimpinan

Ada dua gaya kepemimpinan : gaya de­ngan orientasi tugas (task-oriented) dan gaya dengan orientasi karya­wan (employee-oriented).

Teori X dan Y dari McGregor

Strategi kepemimpinan efektif yang mempergunakan manaje­men partisipatif dikemukakan oleh Douglas McGregor.Konsep yang paling terkenal adalah strategi kepemimpinan dipengaruhi anggapan-anggapan seorang pemimpin tentang sifat dasar manusia.Anggapan tersebut yaitu :

-          Anggapan-anggapan Teori X

-          Anggapan-anggapan Teori Y :

4 Sistem Manajemen dari Likert

Ada empat sistem tingkatan efektifitas manajemen menurut Rensis Likert:

1. manajer membuat semua keputusan yang berhu­bungan dengan kerja dan memerintah para bawahan untuk melaksa­nakannya

2. manajer tetap menentukan perintah-perintah, tetapi memberi bawahan kebebasan untuk memberikan komentar terhadap perintah-perintah tersebut

3. manajer menetapkan tujuan-tujuan dan memberikan perintah-perintah setelah   hal-hal itu didiskusikan terlebih dahulu de­ngan bawahan.

4. sistem yang paling ideal menurut Likert ten­tang cara bagaimana organisasi seharusnya berjalan.

Kenyataannya, pemimpin yang lebih berorientasi pada bekerja dengan dan melalui karyawan dalam beberapa hal akan mem­berikan hasil-hasil yang lebih efektif.

Kisi-kisi Manajerial dari Blake dan Mouton

Kisi-kisi manajerial (managerial grid) yang dikembangkan oleh Robert Blake dan Jane Monton juga berkenaan dengan orientasi­orientasi manajer pada tugas (produksi) dan karyawan (orang), serta kombinasi antara kedua ekstrim. Ada lima gaya kepemimpinan dasar yaitu :

-          Manajer Manajemen Jatuh Miskin

-          Manajer Manajemen Santai

-          Manajer Manajemen Manusia Organisasi

-          Manajer Wewenang Ketaatan

-          Manajer Manajemen Team

Studi Ohio State

Para peneliti mengidentifikasikan empat gaya kepemimpinan utama Mereka menemukan bahwa tingkat perputaran karyawan adalah pa­ling rendah dan kepuasan karyawan tertinggi dibawah pemimpin yang tingkat pertimbangannya tinggi. Sebaliknya, pemimpin yaug tingkat pertimbangannya rendah dan struktur pemrakarsaan tinggi menimbulkan banyak keluhan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi:

kepemimpinan yang paling tepat tergantung pada beberapa variabel yang saling berhubungan - seperti ditunjukkan pembahasan berikut.

V- PENDEKATAN SITUASIONAL "CONTINGENCY"

Faktor – faktor yang mempengaruhi gaya kepemimpinan yaitu :

1)      Pemimpin

2)      Pengikut / Bawahan

3)      Situasi

Pendekatan situasional-contingency yang terkenal adalah

1) rangkaian kesatuan kepemimpinan dari Tannembaum dan Schmidt

2) teori "contingency" dari Fiedler

3) teori siklus-kehidupan dari Hersey dan Blanchard.

Pentingnya Fleksibilitas

Dalam organisasi, seperti juga dalam kehidupan lainnya, dibu­tuhkan fleksibilitas. Ini membantu untuk menanggapi terhadap orang-orang dan situasi-situasi secara tepat dan membuat penyesuaian bila terjadi penyimpangan dari antisipasi. Sebagai manajer, semua orang harus berhati-hati terhadap berbagai macam gaya kepemimpin­an yang tersedia.

Makalah Analisa Informasi

PENJUALAN

PT.SINAR HOE SABEE

   I. Analisa Organisasi

PT.SINAR HOE SABEE

 PT.SINAR HOE SABEE adalah sebuah perusahaan yang bekerja sama dengan PT.PERTAMINA (Persero) Upms-1 bergerak di bidang penyaluran serta pemasaran Elpiji (LPG) dan Berjalan dibawah pengawasan PT.Pertamina (Persero).

PT.Sinar Hoe Sabee dipimpin Oleh Seorang Direktur dan di bantu oleh staff ahli serta beberapa Karyawan.

PT.Sinar Hoe Sabee Terdiri dari : 

-          1 Orang Direktur

-          1 Orang Bag.Keuangan

-          3 Orang Bag.Adminisrasi

-          3 Orang Bag.Gudang

-          22 Sales (11 Supir dan 11 Kernet)

-          1 Orang OB

Setiap karyawan bekerja menurut tugas yang telah di tetapkan oleh Direktur untuk mencapai tujuan yang maksimal sesuai dengan yang diharapkan oleh Direktur.

PT.SINAR HOE SABEE sering mengalami masalah dalam pencarian informasi mengenai Stok barang yang di pasarkan.Sering kali terjadi kesalahan dalam pengecekan stok barang yang ada di gudang,atau tidak relevannya antara data dengan realita.Begitu pula dalam hal tagih–menagih. PT.SINAR HOE SABEE kadang mendapati Langganan tidak membayar Piutang tepat pada waktunya.

    II.   DETEKSI MASALAH

1.      Relevasi

      Data pesanan di lakukan melalui telepon sehingga bisa terjadi kesalahan dalam penginputan data. Adanya ketidaksamaan antara data dengan jumlah barang yang sebenarnya antara database perusahaan dengan stok barang yang ada di gudang.

2.      Kelengkapan

      Data-data yang berada pada Nota pesanan di sesuaikan oleh Bagian Pemesanan sehingga kemungkinan kecil terjadi kesalahan.

3.      Keamanan

      Kerusakan pada bagian alat penginputan data karena komputer yang di gunakan rusak(bervirus).Ada juga kejadian hilangnya barang di gudang akibat kelalaian pegawai sehingga diperlukan kamera pengawas(CCTV).

-         III.    Rancangan Input Pesanan dan Data Langganan
             Nama Pelanggan            :

-           Alamat Pelanggan           :          

-           Nama Toko / CV. / PT. :

-           Nama Barang                 :

-           Jumlah Barang                :

IV.             Rancangan Input Gudang

-          Nama Barang                :

-          Jumlah Barang Masuk   :

-          Jumlah Barang Keluar   :

-          Jumlah Stok Barang      :

-          Armada Pemasok         :

-          Armada Pengiriman       :

V.   Rancangan Tagihan Langganan

-          Tanggal Pemesanan                            :          

-          Nama Pelanggan                                :

-          Alamat Pelanggan                              :          

-          Nama Toko                                       :

-          Nama Barang                                      :

-          Jumlah Barang                                    :

-          Jumlah Tagihan                                   :

VI.   Rancangan Output ( Berupa Nota Faktur)
1.      Faktur Pembelian
2.      Faktur Penjualan
3.      Laporan Penjualan Harian

4.      Laporan Bulanan

 VII.              KESIMPULAN
               Analisis pada PT.SINAR HOE SABEE mungkin terdapat kelemahan, namun segala hal tersebut tergantung dari Tenaga Kerja yang digunakan untuk menutupi kelemahan tersebut dengan skill yang telah mereka miliki.Apakah Tenaga Kerja akan menerapkan Sistem tersebut dengan sebaik-baiknya atau tidak.